Introduction

Les municipalités possèdent une grande variété d’équipements nécessaires à leurs opérations quotidiennes : machinerie, outils spécialisés, équipements de loisirs, génératrices, matériel événementiel et plusieurs autres ressources.

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Dans plusieurs organisations municipales, l’information concernant ces équipements est parfois répartie dans différents documents ou systèmes internes. Cette situation peut rendre la consultation des inventaires plus difficile et limiter la connaissance globale des ressources disponibles.

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Afin de soutenir les municipalités dans cette démarche, ce guide propose une approche simple permettant de structurer les inventaires d’équipements municipaux et de faciliter la collaboration entre municipalités lorsque celles-ci souhaitent partager certaines ressources.

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Pourquoi structurer les inventaires municipaux

Une meilleure structuration des inventaires permet notamment :

• d’avoir une meilleure connaissance des équipements municipaux
• de faciliter la planification des opérations
• d’améliorer la gestion des actifs municipaux
• de simplifier la consultation des ressources disponibles
• de faciliter la coordination entre les services municipaux

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Lorsqu’un inventaire est bien organisé, il devient également plus facile d’identifier les équipements disponibles pouvant être prêtés entre municipalités lorsque cela est pertinent.

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Faciliter la collaboration entre municipalités

Plusieurs municipalités collaborent déjà entre elles pour répondre à des besoins ponctuels. Par exemple, il peut être utile d’emprunter un équipement spécifique pour une courte période plutôt que de procéder à un nouvel achat.

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Une meilleure connaissance des ressources disponibles peut faciliter ce type de collaboration et permettre aux municipalités d’optimiser l’utilisation de leurs équipements.

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Le guide propose une démarche simple permettant d’encadrer ce type de collaboration tout en respectant l’autonomie et les pratiques administratives de chaque municipalité.

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Ce que vous trouverez dans ce guide

Le guide présente une approche pratique permettant aux municipalités de structurer leurs inventaires et d’encadrer le partage d’équipements.

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Le document comprend notamment :

• une démarche simple pour structurer les inventaires municipaux
• une méthode suggérée pour la gestion des prêts d’équipements
• des exemples de conditions de prêt et de tarification

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Le guide inclut également trois modèles pratiques pouvant être adaptés par les municipalités.

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Modèles inclus dans le guide

Le document comprend trois modèles proposés à titre de référence :

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Modèle d’entente intermunicipale
Un exemple d’entente permettant d’encadrer le prêt d’équipements entre municipalités.

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Fiche d’inventaire d’équipement municipal
Un modèle de fiche permettant de structurer l’information concernant chaque équipement.

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Registre de prêt d’équipements
Un registre simple permettant d’assurer la traçabilité des prêts d’équipements entre municipalités.

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Ces modèles sont proposés à titre indicatif et peuvent être adaptés selon les besoins et les pratiques administratives de chaque municipalité.

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Note stratégique

Les fiches d’inventaire et les registres de prêt peuvent être tenus sous forme de tableur partagé ou intégrés à un logiciel de gestion d’inventaire afin de simplifier la consultation et le suivi des équipements.

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L’utilisation d’un outil numérique peut faciliter la consultation des ressources disponibles, améliorer la traçabilité et simplifier la coordination entre municipalités.

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Télécharger le guide

Le guide complet est disponible en téléchargement.

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Il peut être utilisé comme document de référence pour soutenir les municipalités dans la structuration de leurs inventaires et dans l’organisation du partage d’équipements lorsque cela est pertinent.

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Télécharger le guide complet

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À propos de l’auteur

Ce guide a été développé par Pascal Bédard, fondateur de PB Solution Entreprise et initiateur du projet Partalink.

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Son travail consiste à accompagner les municipalités et organisations publiques dans la structuration de leurs inventaires et l’amélioration de la gestion de leurs ressources matérielles.

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Besoin d’accompagnement pour structurer votre inventaire municipal ?

PB Solution Entreprise peut accompagner les municipalités dans :

• la prise d’inventaire des équipements
• la structuration des données
• la mise en place d’outils de gestion
• l’implantation de solutions numériques

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